7 stappen tot een succesvolle implementatie.

Onze implementatiecoördinator zorgt dat alles klaarstaat voor een soepele start. Op basis van de wensen en input uit het voortraject richten we de portalomgeving in, stemmen we de eerste instellingen af en bereiden we alle benodigde acties voor. Denk aan het aanmaken van gebruikers, het structureren van klantomgevingen en het verzamelen van de juiste rechten en templates. Zo zorgen we dat je tijdens de kick-off niet alleen de juiste mensen aan tafel hebt, maar ook direct toegang hebt tot het platform. Geen vertraging, wél overzicht, zodat we meteen gericht kunnen doorpakken.

• Alles direct goed ingericht op basis van jouw input

• Toegang tot een werkende portal vanaf de kick-off

• Geen vertraging door ontbrekende gebruikers of instellingen

• Volledig overzicht van omgeving, rechten en templates

• Klaar om meteen resultaat te boeken vanaf dag één

De kick-off markeert het officiële startschot van de samenwerking. Samen met de ResalePartners Sales Manager, Implementatiecoördinator en Development/Architect dragen we het project over van Business Development naar Implementatie – fase 1 uit de overeenkomst gaat hiermee van start. We spreken verwachtingen helder uit, brengen scherp in beeld wat we gaan oplossen en nemen de overlegstructuur en aanpak stap voor stap door. Contactpersonen, leveranciers en databronnen worden geïnventariseerd en de projectplanning inclusief acties wordt direct bijgewerkt. Na de meeting ontvang je toegang tot het platform en starten we met de facturatie. Zo ligt alles klaar om efficiënt te bouwen aan resultaat.

• Heldere aftrap met alle betrokkenen aan tafel

• Duidelijke verwachtingen en concrete doelstellingen

• Overzicht van contactpersonen, leveranciers en databronnen

• Direct een actuele en haalbare projectplanning

• Toegang tot het platform en start van de samenwerking

• Start facturatie, gekoppeld aan voortgang en oplevering

In deze fase verzamelen we alle benodigde gegevens om het platform goed in te richten. Dat begint bij de basis: klantstructuren, contactpersonen en gebruikersgegevens. Vervolgens halen we per leverancier informatie op over de ingekochte producten en diensten. Werk je met een indirect kanaal? Dan nemen we ook de gegevens van je agenten, resellers, wholesalers of ISP’s mee voor import. Daarnaast brengen we het volledige portfolio in kaart, inclusief gewenste inrichting, verkoopprijzen en tariefplannen. Om overzicht te houden, werken we gefaseerd, bijvoorbeeld per leverancier of productgroep. Deze fasering hebben we tijdens de kick-off al samen afgestemd. Zo bouwen we stap voor stap aan een solide basis voor jouw platform.

• Solide basis met volledige klant- en gebruikersstructuur

• Inzicht in alle leveranciers en bijbehorende diensten

• Voorbereide inrichting van het volledige portfolio

• Heldere verkoopprijzen en tariefplannen in beeld

• Geordende en gefaseerde aanpak voor overzicht en grip

• Klaar om het platform slim en schaalbaar in te richten

We richten de klantportalen in op een manier die past bij jouw organisatie én klanten. Denk aan het instellen van gebruikersrechten voor jouw team en eindklanten, het doorvoeren van jullie huisstijl en het bepalen hoe facturen (online en offline) gepresenteerd worden. We starten met de top 10 meest complexe klanten: zij vragen vaak het meeste maatwerk en leveren nu de meeste handmatige handelingen op. Door die eerst goed in te richten, wordt de rest van de klantgroepen vaak een stuk eenvoudiger. Ook starten we in deze fase met testgebruikers binnen je organisatie, zodat je snel kunt ervaren hoe het werkt en bijsturen waar nodig.

• Klantportalen ingericht op maat, in eigen huisstijl

• Slimme rechtenstructuur voor intern gebruik en eindklanten

• Facturen gepresenteerd zoals jij dat wilt – online én offline

• Eerst de top 10 complexe klanten geautomatiseerd

• Testgebruikers actief om direct ervaring op te doen en bij te sturen

• Minder handwerk, meer schaalbaarheid vanaf het begin

Het testen is gestart. Tijdens de inrichting hebben we al veel onderdelen meegetest, maar nu gaan we in de praktijk samen aan de slag in een schaduwomgeving. Hier controleren we of de facturatie klopt en het platform werkt zoals verwacht. Zodra de inrichting volgens planning is afgerond, voeren we de eerste volledige schaduwfacturatie uit. We nemen alle instellingen stap voor stap door en controleren samen de output. Dit is ook hét moment om uitleg te geven over het uitvoeren van de inkoopcontroles en het optimaal benutten van het facturatieproces. Zo ben je straks helemaal klaar voor livegang.

• Praktijktest in een veilige schaduwomgeving

• Eerste volledige schaduwfacturatie gecontroleerd

• Zekerheid dat alle instellingen en processen kloppen

• Uitleg over inkoopcontrole en facturatie-optimalisatie

• Klaar voor een soepele en zekere livegang

We sluiten de eerste fase af met een belangrijke mijlpaal: de eerste ‘echte’ factuur wordt verstuurd en de eindgebruikers krijgen toegang tot hun klantportaal. Alles staat live. Tijdens het overleg blikken we vooruit op fase 2 of 3 en stemmen we af welke onderdelen als volgende geactiveerd worden. Indien nodig plannen we deze direct in. Zo houden we de vaart erin en bouwen we stap voor stap verder aan slimme automatisering en maximale controle.

• Eerste live factuur succesvol verstuurd

• Eindgebruikers hebben toegang tot hun klantportaal

• Platform volledig operationeel en live

• Heldere afspraken over vervolgstappen (fase 2 of 3)

• Vervolgacties direct ingepland voor continuïteit

• Basis gelegd voor verdere automatisering en controle

De overdracht naar de beheerorganisatie is de afronding van het project én het startpunt van stabiele operatie. We stemmen af of aanvullende training nodig is en leggen uit hoe je wensen kunt indienen voor onze roadmap. In de laatste stuurgroepmeeting sluiten we het project officieel af en dragen we over aan support. Start je met een nieuwe fase? Dan plannen we opnieuw een kick-off in om impact en verwachtingen helder te krijgen. Elke fase volgt dezelfde bewezen structuur, slim, overzichtelijk en efficiënt.

• Officiële overdracht naar support en stabiele operatie

• Inzicht in aanvullende training en roadmap-wensen

• Afronding project in laatste stuurgroepmeeting

• Duidelijke structuur voor eventuele vervolgfases

• Klaar voor duurzame groei en doorontwikkeling